Mit MASKITO FormManager fassen Sie Web-Formulare und Dokumente in Projekten bzw. virtuellen Lernräumen zusammen und stellen sie für Nutzer zur Bearbeitung bereit. Sind solche Projekte bzw. Lernräume jährlich bzw. monatlich zu wiederholen, können sie wiederverwendet werden. Hier zeigen wir Ihnen zwei mögliche Herangehensweisen.
Ein Projekt wird für den Zeitraum vom 01.03. bis 31.03. veröffentlicht. Nach Abschluss dieses Projektes, also am 01.04. (oder ein beliebiges späteres Datum) startet ein neues Projekt mit denselben Inhalten und Teilnehmern, jedoch mit dem Gültigkeitszeitraum z. B. 01.04. bis 30.04.
Für dieses Szenario gibt es verschiedene Lösungswege, von denen wir Ihnen zwei vorstellen.
Erstellen Sie ein neues Projekt unter Nutzung der bereits vorhandenen Datenstrukturen wie AD- bzw. Benutzergruppen sowie Ordnerstrukturen für die Dokumente auf dem FormServer:
So ist z. B. das Dokument X in beiden Projekten enthalten und Herr Y ist Teilnehmer in beiden Projekten. Im März-Projekt sieht der Reporter ausschließlich die in dem Zeitraum 01.03. bis 31.03. erfassten Daten. Im April-Projekt wird dem Reporter für Herrn Y bei Dokument X so lange wieder ein leerer Status und ein leeres Ergebnis angezeigt, bis Herr Y das Dokument erneut angesehen hat.
Der Teilnehmer Herr Y sieht in seinem März-Projekt 100% Fortschritt, sofern er dort alle Aufgaben erledigt hat. In dem April-Projekt wird Herr Y so lange einen leeren Status und ein leeres Ergebnis bei Dokument X haben, bis er es im definierten Zeitraum 01.04. bis 30.04. erneut angesehen hat.
Um das Dashboard der Teilnehmenden “aufzuräumen”, so dass nur die aktuell laufenden Projekte ohne ihre Vorgänger zu sehen sind, definieren Sie den Gültigkeitszeitraum der Vorgängerprojekte, so dass sie abgeschlossen sind. Alternativ setzen Sie sie inaktiv.
Ihr Vorteil bei dieser Herangehensweise ist, dass alle Projekte in ihrer ursprünglichen Form erhalten bleiben.
Das Szenario verhält sich ähnlich, wenn man ein und dasselbe Projekt immer wieder verwendet und dazu nur den Gültigkeitszeitraum anpasst:
So lange das Projekt in unserem Beispiel den Gültigkeitszeitraum 01.03. bis 31.03. besitzt, sieht der Reporter ausschließlich die in dem Zeitraum 01.03. bis 31.03. erfassten Daten. Erhält das Projekt den neuen Gültigkeitszeitraum 01.04. bis 30.04. wird dem Reporter in der Projektverwaltung für alle Dokumente und Teilnehmer so lange wieder ein leerer Status und ein leeres Ergebnis angezeigt, bis die Teilnehmer die Dokumente erneut angesehen haben.
Die Teilnehmer sehen je nach Projektgültigkeitszeitraum ihren jeweiligen Fortschritt. Das bedeutet, dass in unserem Beispiel alle im März erzielten Fortschritte nach Änderung der Projektgültigkeit zwar erhalten bleiben, jedoch für den Teilnehmer im April nicht mehr ausgegeben werden. So stellt sich das Projekt für den Teilnehmer wie ein völlig neues Projekt dar, wo er Dokumente bearbeitet und seinen aktuellen Fortschritt in dem neuen Gültigkeitszeitraum nachvollziehen kann. In der Übersicht der Skills des Teilnehmers werden die unterschiedlichen Projektgültigkeitszeiträume ebenfalls als unterschiedliche Einträge angezeigt, so dass auch ein Zertifikat zu einem früheren Projektzeitraum noch heruntergeladen werden kann.
Hinweis: Notizen, Q&As und Mitteilungen aus einem früheren Projektzeitraum werden bei Wiederverwendung weiterhin angezeigt, können jedoch bei Bedarf vom Teilnehmer (Notizen) bzw. einem Admin (Q&As und Mitteilungen) gelöscht werden.
Ihr Vorteil bei dieser Herangehensweise ist, dass Sie keine neuen Projekte anlegen müssen. Konsultieren Sie die Datentabellen der im Projekt verknüpften Dokumente, um bei Bedarf alle erfassten Daten abzurufen.