¶ Beschreibung
1 – Liste der Projektinhalte
2 – Liste der zugangsberechtigten Konten
3 – Teilnehmerliste
4 – Report als Ersatz und Optimierung der Teilnehmer-Formular-Matrix
5 – Globale Projekt-Kennzahlen
Der FormManager ist ab Maskito 5.3 nutzbar und bietet Ihnen die Möglichkeit, Formulare und Dokumente innerhalb von Projekten zusammenzufassen und verschiedenen Nutzern zur Verfügung zu stellen. Innerhalb dieser Projekte haben Sie dann die Möglichkeit die Bearbeitung der Formulare gezielt nachzuvollziehen und automatisiert Informationen und Erinnerungen an die Nutzer weiterzugeben.
FormManager bietet Ihnen Funktionen für vielfältige Projektszenarien:
- Übersichtliche Konzeption des Inhalts
- Individuelles Dashboard je Teilnehmer mit Aufgaben, Ergebnissen und Status
- Einladung und Erinnerung der Teilnehmer per Knopfdruck bzw. zeitgesteuert
- Grafischer Überblick über das Nutzungsverhalten
- Grafische Auswertung der Projektergebnisse
Ein Projekt umfasst Inhalte und Teilnehmer sowie die Daten aus Controlling- und Reporting-Funktionen. Der FormManager ist Teil des Server-Managers. Für die Projektverwaltung werden Administratorrechte benötigt.
Maskito unterstützt die Organisatoren von FormManager-Projekten optimal mittels vier Rubriken „Projektinhalte“, „Berechtigungen“, „Teilnehmer“ und „Report“. Die wichtigsten Informationen zu einem Projekt, wie verantwortlicher Organisator bzw. Kategorien (Tags) sind nun im Projektheader ergänzt.
¶ Projekte aus Sicht Ihrer Teilnehmer
Mit dem FormManager stellen Sie allen Teilnehmern eines Projekts automatisch eine Projektkachel auf deren individuellem Dashboard zur Verfügung. Solange das Projekt aktiv ist, ist diese Projektkachel für den Teilnehmer sichtbar. Nach der vollständigen Bearbeitung des Projektes durch den Teilnehmer erhält die Projektkachel ein Häkchen, kann aber von dem Teilnehmer jederzeit wieder geöffnet werden.
Beim Klick auf die Projektkachel wird der Teilnehmer auf die sogenannte Teilnehmerseite geleitet. Dort kann jeder Teilnehmer alle Projektinhalte abrufen und bearbeiten. Jeder Teilnehmer erhält außerdem je Dokument seinen Bearbeitungsstatus und sein Ergebnis.
Es ist darauf zu achten, dass die Teilnehmer die Rolle "Nutzer" innehaben. Nur Teilnehmer mit weiteren Rechten können die Projektstatistik und die Teilnehmer-Formular-Matrix zur Projektverwaltung einsehen.
¶ Die Projektverwaltung
Der FormManager listet in der Projektverwaltung alle Projekte und ihre Eigenschaften für einen schnellen Überblick alphabetisch auf. Dort werden Projekte angelegt und abgewickelt. Such- und Filterfunktionen unterstützen den Organisator. Die Projektverwaltung wird über den Menüpunkt „Projekte“ im Servermanager aufgerufen. Inaktive Projekte werden durch eine rosa Hinterlegung hervorgehoben.
Zur Kategorisierung von Projekten können Tags verwendet werden. Diese werden in den Projekteigenschaften gepflegt und können in der Projektverwaltung gefiltert werden.
¶ Ein neues Projekt anlegen
1 – Kreis zuordnen
2 – Auf dem Dashboard anzeigen bzw. als Unterprojekt deklarieren (Ab Maskito 6.1)
3 – Projektlaufzeit festlegen
4 – Kategorisieren
5 – Verantwortlichen benennen (Ab Maskito 6.2)
6 – Status definieren
Ein neues Projekt wird per Klick auf die Schaltfläche „Neu“ im Menü der Projektverwaltung im Server-Manager angelegt. Die Projektzuordnung zu einem Kreis muss zu Beginn festgelegt und kann später nicht mehr verändert werden. Die Projekteigenschaften werden über den Button „Eigenschaften“ in der Menüzeile des Projekts definiert. Informationen wie Name und Beschreibung stehen dann im Projekt zur Verfügung.
Der zeitliche Zugriff (Aktivität, Gültigkeit) auf die Projektinhalte für die Teilnehmer kann hier festgelegt werden. Inaktive Projekte werden in der Projektverwaltung durch eine rosa Hinterlegung hervorgehoben.
Für die Projektauswertung wird der Status benannt, der die Dokumente im Projekt als erledigt kennzeichnet, siehe Controlling- und Reporting-Funktionen. Wie gewohnt kann die Kachel für das Projekt für die Darstellung auf dem Dashboard gestaltet werden.
Für Projekte kann die automatische Änderungsbenachrichtigung aktiviert werden. Dieses Feature ermöglicht es, Benutzer des FormServers automatisch über neu hochgeladene bzw. aktualisierte Dokumente in einem Projekt per E-Mail zu informieren. Dazu ist in den Projekteigenschaften ein Häkchen zu setzen bei „E-Mail Benachrichtigung bei neuen/geänderten Inhalten an Teilnehmer senden“.
Projekte können mit Unterprojekten angelegt werden, indem die Projekteigenschaft "Auf Dashboard anzeigen" verwendet wird: Für Unterprojekte wird hier das Häkchen entfernt. Erzeugen Sie einen Link auf die Teilnehmerseite des Unterprojekts und weisen Sie diesen Link dem übergeordneten Projekt als Dokument hinzu, damit das Unterprojekt aus dem Projekt der höheren Ebene aufgerufen werden kann.
Die wichtigsten Informationen zum Projekt sind im oberen Bereich der Projektansicht für Organisatoren (z. B. mit der Rolle Reporter) sichtbar. So wird zusätzlich zum Gesamt-Fortschritt und der Projektlaufzeit auch der verantwortliche Organisator für das Projekt bzw. die Tags genannt, sofern diese Angaben in den Projekteigenschaften definiert wurden.
¶ Projekte löschen
Ein Projekt wird per Klick auf das Papierkorb-Icon am Zeilenende eines Listeneintrags in der Projektverwaltung gelöscht
¶ Projektinhalte festlegen
2 – Dem Projekt Inhalte zuweisen, die bereits auf dem FormServer vorhanden sind
3 – Neue Inhalte hochladen und direkt dem Projekt zuordnen
4 – Die Angaben zum Autor und zum Datum der letzten Aktualisierung je Dokument
Alle wichtigen Eigenschaften des Projekts werden übersichtlich auf der Projektseite dargestellt, z. B. Projektname, Beschreibung, Gültigkeit, Inhalte, Teilnehmer, globaler und individueller Projektfortschritt.
Ein Projekt umfasst Inhalte und Teilnehmer sowie die Daten aus Controlling- und Reporting-Funktionen. Projektinhalte können Formulare oder andere Dokumente sein, z. B. Formulare, Texte, Bilder, Audiodateien und Videos. Die Bearbeitungsreihenfolge der Dokumente kann per Kontextmenü bzw. Drag & Drop festgelegt werden.
Dabei verhindert FormManager automatisch, dass Dokumente einem Projekt doppelt zugewiesen werden. Ein Dokument kann jedoch gleichzeitig zum Inhalt mehrerer Projekte gehören.
Dokumente werden per Kachel-Kontextmenü aus dem Projekt entfernt.
Damit Projekt-Teilnehmer automatisch über neue bzw. aktualisierte Projektinhalte per E-Mail informiert werden, kann die automatische Änderungsbenachrichtigung eingerichtet werden.
Zusätzlich gibt es die separate Liste der Projektinhalte in der gleichnamigen Rubrik der FormManager-Oberfläche (Projektverwaltung). Für den optimalen, übersichtlichen Veröffentlichungsprozess von Informationen wird dort für jedes Dokument der Autor und das Datum „Zuletzt aktualisiert“ ausgegeben.
Das Zuweisen von bereits auf dem FormServer vorhandenen Inhalten zum Projekt erfolgt über die Schaltfläche „Inhalt verknüpfen“. Neue Dokumente werden über die Schaltfläche „Inhalt hinzufügen“ in den vorgegebenen Kreis hochgeladen und dabei direkt mit dem aktuellen Projekt verknüpft. Im Hinzufügen-Dialog kann über einen Klick auf das Ordner-Symbol das gewünschte Upload-Verzeichnis im Kreis gewählt werden.
¶ Projekt-Teilnehmer festlegen
2 – In der Rubrik „Teilnehmer“ werden neben den individuellen Benutzerkonten auch die einzelnen Mitglieder der berechtigten AD-Gruppen aufgelistet.
3 – Über die Schaltfläche „Berechtigung verknüpfen“ wird Benutzerkonten der Zugang zum Projekt gewährt.
4 – AD-Gruppen werden in der Rubrik „Berechtigungen“ ohne namentliche Angabe der einzelnen Mitglieder angezeigt.
5 – Per Klick auf die Schaltfläche „Alle Berechtigungen entfernen“ oberhalb der Liste bzw. auf das Trennen-Symbol am jeweiligen Zeilenende der Listeneinträge kann der Zugang zu diesem Projekt entzogen werden.
In der Teilnehmer-Formular-Matrix können Benutzer und Benutzergruppen als Teilnehmer bestimmt werden. Dabei verhindert der FormManager automatisch, dass Benutzer einem Projekt doppelt zugewiesen werden. Ein Benutzer kann jedoch gleichzeitig Teilnehmer in mehreren Projekten sein.
Da ein Projekt einem Kreis zugeordnet ist, können nur die Benutzer und Benutzergruppen desselben Kreises zugewiesen werden.
Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, einem Projekt Benutzer per Voucher zuzuordnen.
Damit ein Benutzer an einem Projekt teilnehmen kann, muss er für den entsprechenden Kreis die Rolle Anwender haben bzw. einer Benutzergruppe angehören, für die die Rolle Anwender definiert ist.
Die FormManager-Oberfläche bietet zur Verwaltung von Projekten die zusätzliche Rubrik „Berechtigungen“ an. Dort werden die Benutzerkonten aufgelistet, die Zugangsberechtigung zu dem aktuell aufgerufenen Projekt besitzen. Das sind z. B. Benutzer mit AD- bzw. Forms-Konto sowie ganze AD-Gruppen (Gruppenkonto einer Active-Directory-Gruppe).
Die einzelnen Mitglieder der zugangsberechtigten AD-Gruppen sowie alle individuell zugangsberechtigten Nutzer werden in der Rubrik „Teilnehmer“ gesondert aufgelistet.
Die Liste „Berechtigungen“ zeigt somit eine optimale Übersicht über die dem Projekt zugewiesenen Benutzerkonten an, während die Liste „Teilnehmer“ alle Benutzer einzeln ausgibt. Die Zugänge zu einem Projekt werden in der Rubrik „Berechtigungen“ verwaltet. Die Anzahl der berechtigten Benutzerkonten, der Mitglieder von AD-Gruppen bzw. der Teilnehmer ist jeweils in Klammern angegeben.
Es werden auch AD-Gruppen bzw. deren Mitglieder in FormManager-Projekten als Teilnehmer zugelassen. Damit die Daten aus dem Active Directory mit den Daten im FormServer synchron bleiben, ruft der FormServer die Informationen regelmäßig automatisch aus dem angebundenen AD ab. Alle AD-Mitglieder erhalten Zugang zu dem gewählten Projekt, wenn das AD-Gruppenkonto mit diesem Projekt verknüpft wird. Das Beenden der Zugangsberechtigung für eine AD-Gruppe wirkt sich ebenfalls auf alle AD-Gruppenmitglieder gleichermaßen aus. Soll ein Mitglied einer dem Projekt zugeordneten AD-Gruppe keinen Zugang zu dem Projekt erhalten, muss das AD-Konto der auszuschließenden Person im Active Directory als Mitglied aus der AD-Gruppe entfernt werden.
¶ Teilnehmerseite gestalten
Der Organisator kann im Servermanager per Button „Teilnehmerseite“ in der oberen Menüzeile eine Voransicht der Teilnehmerseite aufrufen. Auf der Teilnehmerseite werden die Informationen verwendet, die in den Projekt- bzw. Formulareigenschaften hinterlegt werden. Die Projekteigenschaften können im Servermanager per Menüpunkt „Eigenschaften“ in der Teilnehmer-Formular-Matrix bearbeitet werden. Die Formulareigenschaften sind im Kontextmenü der Formularkacheln auch direkt vom Projekt aus definierbar. Die Reihenfolge der Projektdokumente kann in der Teilnehmer-Formular-Matrix per Kontextmenü bzw. per Drag & Drop festgelegt werden.
FormManager aktualisiert automatisch den Projektfortschritt je Teilnehmer in Form von Status und Ergebnis je Dokument. Der zeitliche Zugriff auf die Projektinhalte wird für alle Teilnehmer über die Definition der Gültigkeit in den Projekteigenschaften geregelt.