¶ Beschreibung
1 – Liste der Projektinhalte
2 – Liste der zugangsberechtigten Konten
3 – Teilnehmerliste
4 – Report als Ersatz und Optimierung der Teilnehmer-Formular-Matrix
5 – Globale Projekt-Kennzahlen
Der FormManager ist ab Maskito 5.3 nutzbar und bietet Ihnen die Möglichkeit, Formulare und Dokumente innerhalb von Projekten zusammenzufassen und verschiedenen Nutzern zur Verfügung zu stellen. Innerhalb dieser Projekte haben Sie dann die Möglichkeit die Bearbeitung der Formulare gezielt nachzuvollziehen und automatisiert Informationen und Erinnerungen an die Nutzer weiterzugeben.
FormManager bietet Ihnen Funktionen für vielfältige Projektszenarien:
- Übersichtliche Konzeption des Inhalts
- Individuelles Dashboard je Teilnehmer mit Aufgaben, Ergebnissen und Status
- Einladung und Erinnerung der Teilnehmer per Knopfdruck bzw. zeitgesteuert
- Grafischer Überblick über das Nutzungsverhalten
- Grafische Auswertung der Projektergebnisse
Ein Projekt umfasst Inhalte und Teilnehmer sowie die Daten aus Controlling- und Reporting-Funktionen. Der FormManager ist Teil des Server-Managers. Für die Projektverwaltung werden Administratorrechte benötigt.
Maskito unterstützt die Organisatoren von FormManager-Projekten ab Maskito 6.2 optimal mittels vier Rubriken „Projektinhalte“, „Berechtigungen“, „Teilnehmer“ und „Report“. Die wichtigsten Informationen zu einem Projekt, wie verantwortlicher Organisator bzw. Kategorien (Tags) sind nun im Projektheader ergänzt.
¶ Projekte aus Sicht Ihrer Teilnehmer
Mit dem FormManager stellen Sie allen Teilnehmern eines Projekts automatisch eine Projektkachel auf deren individuellem Dashboard zur Verfügung. Solange das Projekt aktiv ist, ist diese Projektkachel für den Teilnehmer sichtbar. Nach der vollständigen Bearbeitung des Projektes durch den Teilnehmer erhält die Projektkachel ein Häkchen, kann aber von dem Teilnehmer jederzeit wieder geöffnet werden.
Beim Klick auf die Projektkachel wird der Teilnehmer auf die sogenannte Teilnehmerseite geleitet. Dort kann jeder Teilnehmer alle Projektinhalte abrufen und bearbeiten. Jeder Teilnehmer erhält außerdem je Dokument seinen Bearbeitungsstatus und sein Ergebnis.
Es ist darauf zu achten, dass die Teilnehmer die Rolle "Nutzer" innehaben. Nur Teilnehmer mit weiteren Rechten können die Projektstatistik und die Teilnehmer-Formular-Matrix zur Projektverwaltung einsehen.
Ab Maskito 7.1 können Teilnehmer auf der Projektkachel zusätzlich einen Untertitel sehen, sofern er für das Projekt hinterlegt ist.
¶ Die Projektverwaltung
Der FormManager listet in der Projektverwaltung alle Projekte und ihre Eigenschaften für einen schnellen Überblick alphabetisch auf. Dort werden Projekte angelegt und abgewickelt. Such- und Filterfunktionen unterstützen den Organisator. Die Projektverwaltung wird über den Menüpunkt „Projekte“ im Servermanager aufgerufen. Inaktive Projekte werden durch eine rosa Hinterlegung hervorgehoben.
Zur Kategorisierung von Projekten können Tags verwendet werden. Diese werden in den Projekteigenschaften gepflegt und können in der Projektverwaltung gefiltert werden.
Ab Maskito 7 können Sie in der Projektverwaltung über den zusätzlichen Reiter Themen Ihre Projekte einfach und übersichtlicher strukturieren, indem Sie diese zu Themen (bzw. Unterthemen) zuordnen. Die Verwaltung der Themenstruktur erfolgt kreisübergreifend (also nicht für jeden Kreis einzeln) von Kreis- und Serveradministratoren. An dieser Stelle können Sie zudem die Reihenfolge der Projekte auf dem Dashboard der Teilnehmer festlegen.
¶ Ein neues Projekt anlegen
1 – Kreis zuordnen
2 – Auf dem Dashboard anzeigen bzw. als Unterprojekt deklarieren (Ab Maskito 6.1)
3 – Projektlaufzeit festlegen
4 – Kategorisieren
5 – Verantwortlichen benennen (Ab Maskito 6.2)
6 – Status definieren
Ein neues Projekt wird per Klick auf die Schaltfläche „Neu“ im Menü der Projektverwaltung im Server-Manager angelegt. Die Projektzuordnung zu einem Kreis muss zu Beginn festgelegt und kann später nicht mehr verändert werden. Die Projekteigenschaften werden über den Button „Eigenschaften“ in der Menüzeile des Projekts definiert. Informationen wie Name und Beschreibung stehen dann im Projekt zur Verfügung.
Der zeitliche Zugriff (Aktivität, Gültigkeit) auf die Projektinhalte für die Teilnehmer kann hier festgelegt werden. Inaktive Projekte werden in der Projektverwaltung durch eine rosa Hinterlegung hervorgehoben.
Ab Maskito 7 können Sie das Anzeigelayout Ihres Projektes festlegen. Im Standardlayout kann der Nutzer seinen persönlichen Lernfortschritt verfolgen. Sollte das Projekt Inhalte enthalten, die für einzelne Nutzer mit Zugriff auf das Projekt nicht sichtbar sind (durch Einschränkung in den Einstellungen des Inhaltes), erhält der Nutzer einen entsprechenden Hinweis.
Beim Layout Download-Portal ist der individuelle Lernfortschritt eines Nutzers nicht sichtbar.
Sollte er auf einzelne Inhalte des Projektes keinen Zugriff haben, wird ihm kein Hinweis darauf eingeblendet.
Für die Projektauswertung wird der Status benannt, der die Dokumente im Projekt als erledigt kennzeichnet, siehe Controlling- und Reporting-Funktionen. Wie gewohnt kann die Kachel für das Projekt für die Darstellung auf dem Dashboard gestaltet werden.
Für Projekte kann die automatische Änderungsbenachrichtigung aktiviert werden. Dieses Feature ermöglicht es, Benutzer des FormServers automatisch über neu hochgeladene bzw. aktualisierte Dokumente in einem Projekt per E-Mail zu informieren. Dazu ist in den Projekteigenschaften ein Häkchen zu setzen bei „E-Mail Benachrichtigung bei neuen/geänderten Inhalten an Teilnehmer senden“.
Projekte können mit Unterprojekten angelegt werden, indem die Projekteigenschaft "Auf Dashboard anzeigen" verwendet wird: Für Unterprojekte wird hier das Häkchen entfernt. Erzeugen Sie einen Link auf die Teilnehmerseite des Unterprojekts und weisen Sie diesen Link dem übergeordneten Projekt als Dokument hinzu, damit das Unterprojekt aus dem Projekt der höheren Ebene aufgerufen werden kann. Wir empfehlen Ihnen, ab Maskito 7 die Themenstruktur zur Gliederung von Projekten zu verwenden.
Die wichtigsten Informationen zum Projekt sind im oberen Bereich der Projektansicht für Organisatoren (z. B. mit der Rolle Reporter) sichtbar. So wird zusätzlich zum Gesamt-Fortschritt und der Projektlaufzeit auch der verantwortliche Organisator für das Projekt bzw. die Tags genannt, sofern diese Angaben in den Projekteigenschaften definiert wurden.
Ab Maskito 7.1 ergibt sich durch die Erweiterung des Anzeigelayouts folgende Unterteilung der Projekteigenschaften:
|
2 – Auf dem Dashboard anzeigen bzw. als Unterlernraum deklarieren 3 – Laufzeit festlegen 4 – Untertitel |
6 – Status definieren |
Neu ist auch die Möglichkeit, einen Untertitel anzugeben. Dieser wird dem Teilnehmer auf der Projektkachel unter dem Titel angezeigt.
¶ Projekte löschen
Ein Projekt wird per Klick auf das Papierkorb-Icon am Zeilenende eines Listeneintrags in der Projektverwaltung gelöscht
¶ Anzeigelayout
Neben dem Standard-Anzeigelayout gibt es für die Darstellung der Inhalte in einem Projekt auch die Layouts „Download-Portal“ (ab Maskito 7) und „Lernmodus“ (ab Maskito 7.1). Das Anzeigelayout legen Sie in den Eigenschaften des Projektes fest.
¶ Standard
Im Standardlayout werden die einzelnen Inhalte als Kacheln dargestellt, welche der Nutzer beliebig bearbeiten kann. Zudem kann er hier seinen persönlichen Fortschritt verfolgen, zum einen im Fortschrittsbalken zum Projekt, zum anderen in Form von Status und Ergebnis je Dokument. Sollte das Projekt Inhalte enthalten, die für einzelne Nutzer des Projektes nicht sichtbar sind (durch Einschränkung in den Einstellungen des Inhaltes), erhält der Nutzer hier einen entsprechenden Hinweis.
¶ Download-Portal
Beim Anzeigelayout “Download-Portal” werden die Inhalte ebenfalls als Kacheln dargestellt. Es dient dazu, Nutzern eine Sammlung von Inhalten zur Verfügung zu stellen, die sie nicht im Projekt bearbeiten, sondern lediglich herunterladen sollen. Daher ist in diesem Layout der individuelle Fortschritt für den Nutzer nicht sichtbar. Sollte er auf einzelne Inhalte (durch Einschränkung in den Einstellungen des Inhaltes) keinen Zugriff haben, wird ihm hier kein Hinweis darauf eingeblendet.
¶ Lernmodus
Das Anzeigelayout „Lernmodus“ soll das gezielte und gesteuerte Lernen unterstützen und unterscheidet sich in der Darstellung grundsätzlich von den anderen Layouts.
Teilnehmerseite:
Die Inhalte werden nicht über Kacheln geöffnet, sondern über eine Liste (Inhaltsverzeichnis), welche stets neben dem aktuell dargestellten Inhalt zu sehen ist. Abgeschlossene Inhalte werden mit einem Häkchen versehen. Unterhalb der Liste gibt es einen Lernfortschrittsbalken und die Anzeige der erzielten Punkte aus Formularen und interaktiven Lernvideos (z.B. aus einem Quiz). Durch Nutzung der Register Q&A, Notizen und Mitteilungen kann das Lernerlebnis weiter intensiviert werden. Diese sind für den Nutzer unterhalb des angezeigten Inhaltes angeordnet. Sie können hier nicht nur Fragen an andere Projektnutzer und -verantwortliche stellen oder gepostete Fragen beantworten (Q&A), sondern auch Notizen für sich selbst machen. Mitteilungen des Projektverantwortlichen helfen ebenfalls dabei, wichtige Aspekte zu beachten.
Beim Betrachten eines Videos kann der Nutzer hinterlegte Untertitel als Transkript ansehen. Klickt er darin auf einen Textteil, wird das Video automatisch an der dazugehörigen Stelle abgespielt.
¶ FormManager:
Ein Designer kann verschiedene Kriterien für die erfolgreiche Erledigung der Aufgaben definieren. Diese sind im Register „Verhalten“ bei den Projekteigenschaften zu finden.
- Anzahl Versuche: Definiert, wie oft ein Nutzer die Bearbeitung des Lernraumes neu beginnen darf. Der Wert 0 steht hierbei für eine unendliche Anzahl an Versuchen.
- Zielpunkte: Definiert, wie viele Punkte der Nutzer im Projekt insgesamt mindestens erreicht haben muss, damit das Projekt erfolgreich abgeschlossen wird.
- Zeitvorgabe (min): Definiert die Minutenzahl, innerhalb welcher der Nutzer alle Inhalte des Projektes bearbeitet haben muss, damit das Projekt erfolgreich abgeschlossen wird.
- Sequentielle Abarbeitung: Ist die Funktion aktiviert, kann der Nutzer die Reihenfolge der Abarbeitung von Inhalten nicht selbst wählen. Ein Inhalt kann erst bearbeitet werden, wenn der vorhergehende Inhalt abgeschlossen wurde.
- Ergebnisse bei Neustart löschen: Ist die Funktion aktiviert, werden die Ergebnisse der Inhalte aus dem vorherigen Versuch gelöscht.
Hinweis: Ist ein Inhalt auch Bestandteil eines anderen Projektes, wird das Ergebnis für den Inhalt auch im anderen Projekt zurückgesetzt. Bereits abgeschlossene Projekte behalten jedoch dabei ihren Status “abgeschlossen” bzw. “erfolgreich abgeschlossen”. - Karte Fragen / Q&A: Ist die Funktion aktiviert, kann der Nutzer das Register “Q&A” nutzen.
- Karte Notizen: Ist die Funktion aktiviert, kann der Nutzer das Register “Notizen” nutzen.
- Karte Mitteilungen: Ist die Funktion aktiviert, kann der Nutzer das Register “Mitteilungen” nutzen.
¶ Punktevergabe und Status:
Punkte können sowohl in Formularen als auch in H5P-Dokumenten vergeben werden.
Die Punkte in H5P-Dateien müssen vom Nutzer per Klick übermittelt werden, damit sie angezeigt werden. Dadurch wird auch der Status für das H5P gesetzt. In Formularen muss sowohl das Setzen der Punktzahl als auch die Vergabe des Status über eine Funktion definiert werden. Dazu gibt es den neuen Platzhalter [?fm_points].
¶ Projektinhalte festlegen
2 – Dem Projekt Inhalte zuweisen, die bereits auf dem FormServer vorhanden sind
3 – Neue Inhalte hochladen und direkt dem Projekt zuordnen
4 – Die Angaben zum Autor und zum Datum der letzten Aktualisierung je Dokument
Alle wichtigen Eigenschaften des Projekts werden übersichtlich auf der Projektseite dargestellt, z. B. Projektname, Beschreibung, Gültigkeit, Inhalte, Teilnehmer, globaler und individueller Projektfortschritt.
Ein Projekt umfasst Inhalte und Teilnehmer sowie die Daten aus Controlling- und Reporting-Funktionen. Projektinhalte können Formulare oder andere Dokumente sein, z. B. Formulare, Texte, Bilder, Audiodateien und Videos. Die Bearbeitungsreihenfolge der Dokumente kann per Kontextmenü bzw. Drag & Drop festgelegt werden.
Dabei verhindert FormManager automatisch, dass Dokumente einem Projekt doppelt zugewiesen werden. Ein Dokument kann jedoch gleichzeitig zum Inhalt mehrerer Projekte gehören.
Dokumente werden per Kachel-Kontextmenü aus dem Projekt entfernt.
Damit Projekt-Teilnehmer automatisch über neue bzw. aktualisierte Projektinhalte per E-Mail informiert werden, kann ab Maskito 6.1 die automatische Änderungsbenachrichtigung eingerichtet werden.
Zusätzlich gibt es ab Maskito 6.2 die separate Liste der Projektinhalte in der gleichnamigen Rubrik der FormManager-Oberfläche (Projektverwaltung). Für den optimalen, übersichtlichen Veröffentlichungsprozess von Informationen wird dort für jedes Dokument der Autor und das Datum „Zuletzt aktualisiert“ ausgegeben.
Das Zuweisen von bereits auf dem FormServer vorhandenen Inhalten zum Projekt erfolgt ab Maskito 6.2 über die Schaltfläche „Inhalt verknüpfen“. Neue Dokumente werden über die Schaltfläche „Inhalt hinzufügen“ in den vorgegebenen Kreis hochgeladen und dabei direkt mit dem aktuellen Projekt verknüpft. Im Hinzufügen-Dialog kann über einen Klick auf das Ordner-Symbol das gewünschte Upload-Verzeichnis im Kreis gewählt werden.
Ab Maskito 7.1 können Inhalte in Projekten durch Kapitel gegliedert werden. Diese werden in der Projektverwaltung angelegt und ebenfalls per Drag & Drop an die gewünschte Position verschoben.
¶ Projekt-Teilnehmer festlegen
2 – In der Rubrik „Teilnehmer“ werden neben den individuellen Benutzerkonten auch die einzelnen Mitglieder der berechtigten AD-Gruppen aufgelistet.
3 – Über die Schaltfläche „Berechtigung verknüpfen“ wird Benutzerkonten der Zugang zum Projekt gewährt.
4 – AD-Gruppen werden in der Rubrik „Berechtigungen“ ohne namentliche Angabe der einzelnen Mitglieder angezeigt.
5 – Per Klick auf die Schaltfläche „Alle Berechtigungen entfernen“ oberhalb der Liste bzw. auf das Trennen-Symbol am jeweiligen Zeilenende der Listeneinträge kann der Zugang zu diesem Projekt entzogen werden.
In der Teilnehmer-Formular-Matrix können ab Maskito 5.3 Benutzer und Benutzergruppen als Teilnehmer bestimmt werden. Dabei verhindert der FormManager automatisch, dass Benutzer einem Projekt doppelt zugewiesen werden. Ein Benutzer kann jedoch gleichzeitig Teilnehmer in mehreren Projekten sein.
Da ein Projekt einem Kreis zugeordnet ist, können nur die Benutzer und Benutzergruppen desselben Kreises zugewiesen werden.
Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, einem Projekt Benutzer per Voucher zuzuordnen.
Damit ein Benutzer an einem Projekt teilnehmen kann, muss er für den entsprechenden Kreis die Rolle Anwender haben bzw. einer Benutzergruppe angehören, für die die Rolle Anwender definiert ist.
Die FormManager-Oberfläche bietet zur Verwaltung von Projekten ab Maskito 6.2 die zusätzliche Rubrik „Berechtigungen“ an. Dort werden die Benutzerkonten aufgelistet, die Zugangsberechtigung zu dem aktuell aufgerufenen Projekt besitzen. Das sind z. B. Benutzer mit AD- bzw. Forms-Konto sowie ganze AD-Gruppen (Gruppenkonto einer Active-Directory-Gruppe).
Die einzelnen Mitglieder der zugangsberechtigten AD-Gruppen sowie alle individuell zugangsberechtigten Nutzer werden in der Rubrik „Teilnehmer“ gesondert aufgelistet.
Die Liste „Berechtigungen“ zeigt somit eine optimale Übersicht über die dem Projekt zugewiesenen Benutzerkonten an, während die Liste „Teilnehmer“ alle Benutzer einzeln ausgibt. Die Zugänge zu einem Projekt werden in der Rubrik „Berechtigungen“ verwaltet. Die Anzahl der berechtigten Benutzerkonten, der Mitglieder von AD-Gruppen bzw. der Teilnehmer ist jeweils in Klammern angegeben.
Es werden auch AD-Gruppen bzw. deren Mitglieder in FormManager-Projekten als Teilnehmer zugelassen. Damit die Daten aus dem Active Directory mit den Daten im FormServer synchron bleiben, ruft der FormServer die Informationen regelmäßig automatisch aus dem angebundenen AD ab. Alle AD-Mitglieder erhalten Zugang zu dem gewählten Projekt, wenn das AD-Gruppenkonto mit diesem Projekt verknüpft wird. Das Beenden der Zugangsberechtigung für eine AD-Gruppe wirkt sich ebenfalls auf alle AD-Gruppenmitglieder gleichermaßen aus. Soll ein Mitglied einer dem Projekt zugeordneten AD-Gruppe keinen Zugang zu dem Projekt erhalten, muss das AD-Konto der auszuschließenden Person im Active Directory als Mitglied aus der AD-Gruppe entfernt werden.
¶ Teilnehmerseite gestalten
Der Organisator kann im Servermanager per Button „Teilnehmerseite“ in der oberen Menüzeile eine Voransicht der Teilnehmerseite aufrufen. Auf der Teilnehmerseite werden die Informationen verwendet, die in den Projekt- bzw. Formulareigenschaften hinterlegt werden. Die Projekteigenschaften können im Servermanager per Menüpunkt „Eigenschaften“ in der Teilnehmer-Formular-Matrix bearbeitet werden. Die Formulareigenschaften sind im Kontextmenü der Formularkacheln auch direkt vom Projekt aus definierbar. Die Reihenfolge der Projektdokumente kann in der Teilnehmer-Formular-Matrix per Kontextmenü bzw. per Drag & Drop festgelegt werden.
FormManager aktualisiert automatisch den Projektfortschritt je Teilnehmer in Form von Status und Ergebnis je Dokument. Der zeitliche Zugriff auf die Projektinhalte wird für alle Teilnehmer über die Definition der Gültigkeit in den Projekteigenschaften geregelt.